Tutorial Membuat Surat Masal di MS-Word

Salah satu fungsi Microsoft Office Word adalah untuk membuat surat. Termasuk surat masal, yaitu satu surat dengan banyak penerima. Terbayang jika harus membuat puluhan atau ratusan surat dengan isi yang sama tapi ber-beda² nama dan alamat penerimanya. Pada Microsoft Office Word mempunyai fungsi untuk mempermudah dan mempersingkat waktu dalam membuat surat massal, yaitu Mail Merge. Surat hanya perlu diketik satu kali tanpa copy + paste + edit, tapi cukup di merger dengan sebuah data base. Caranya?

1. Buka MS-Word
2. Pilih tab Mailings, kemudian klik tombol Start Mail Merge dan pilih Step by Step Mail Merge Wizard...
   
   
   
   
   
3. Wizard akan muncul di sebelah kanan pada MS-Word. Pilih Letters dan klik Next : Starting document
   
   
   
   
   
4. Langkah selanjutnya pilih Use the current document dan klik Next : Select recipients
   
   
   
   
   
5. Kalau belum punya database, pilih Type a new list, kemudian klik Create...
   
   
   
   
   
6. Pada jendela New Address List, klik tombol Costumize Columns...
   
   
   
7. Pada jendela Costumize Address List, klik tombol Rename... untuk mengganti nama beberapa nama kolom yang sudah ada
   
   
   
   
   
8. Setelah kolom yang dibutuhkan sudah cukup, hapus sisanya dengan mengklik tombol Delete. Dan klik tombol OK kalau sudah selesai.
   
   
   
   
   
9. Kembali ke jendela New Address List. Masukkin data sesuai kolom, klik tombol New Entry untuk menambah baris pada tabel. Setelah selesai klik tombol OK
   
   
   
   
   
10. Simpan database yang sudah dibuat
    
    
    
    
    
11. Kembali ke wizard di bagian kanan MS-Word. Pilih Use an existing list, kemudian cek nama database, jika sudah sesuai dengan nama database yang baru saja disimpan, klik Next : Write your letter
    
    
    
    
    
12. Posisikan kursor pada bagian yang akan disisipi isi database, kemudian klik More items...
    
    
    
13. Pada jendela Insert Merge Field pilih data pada kolom Fields, kemudian klik tombol Insert
    
    
    
    
    
    Hasilnya bisa dilihat pada gambar di bawah ini.
    
    
    
14. Kembali ke wizard di bagian kanan Microsoft Office Word. Klik Next : Preview your letters
    
    
    
    
    
15. Bagian wizard ini merupakan bagian untuk mengecek data. Jika sudah benar, klik Next : Complete the merge
    
    
    
    
    
16. Surat masal siap dicetak dengan mengklik Print...
    
    
    

Fasilitas ini sangat efektif digunakan untuk membuat surat dengan puluhan, bahkan ratusan penerima dengan isi yang sama.

Bagikan Artikel ini